Per què val la pena fer-lo bé un cop
Un bon inventari TIC respon en un minut preguntes que, sense ell, costen una tarda: quants portàtils tenim a l'aula 3, quins equips de la dotació encara tenen garantia, quin projector és el que falla cada setmana. També és el que fa que el canvi de coordinador digital no sigui començar de zero.
La part difícil no és fer-lo, sinó mantenir-lo. Per això aquesta guia comença per les decisions que eviten que s'acabi desordenant: què hi entra, com s'etiqueta i qui l'actualitza.
Abans de començar: decideix què hi entra
Apunta tot el que té número de sèrie, un cert valor i es pot perdre o espatllar. Deixa fora el material fungible i els petits accessoris; si ho vols controlar tot, l'inventari es fa etern i ningú no el manté.
- Sí: portàtils, Chromebooks, tauletes, ordinadors de sobretaula, pantalles, projectors, pantalles interactives, impressores, switches i punts d'accés wifi.
- Sí, a les notes: el carregador o la funda, quan van amb l'equip.
- No: ratolins, teclats, cables, auriculars i adaptadors.
- Prepara també la llista d'espais: aules, laboratoris, biblioteca, sala de professors, secretaria, magatzem.
Un sistema d'etiquetes que funcioni
Cada equip necessita un identificador del centre, diferent del número de sèrie del fabricant: és curt, es llegeix d'una ullada i és el que tothom farà servir per referir-s'hi. El més pràctic és un prefix per tipus i un número.
- PT-001, PT-002… per als portàtils i Chromebooks.
- TB-001… per a les tauletes; PC-001… per als ordinadors de sobretaula.
- PR-001… per als projectors; PD-001… per a les pantalles digitals; IM-001… per a les impressores.
- SW-001… per als switches i AP-001… per als punts d'accés.
Un número no es reutilitza mai, encara que l'equip es doni de baixa. Enganxa l'etiqueta en un lloc visible que no es pugui treure: no a la tapa de la bateria ni a la funda.
Pas a pas, aula per aula
- Tria un espai i no en surtis fins que l'acabis. Saltar d'aula en aula és la manera més ràpida de deixar equips repetits o oblidats.
- Per a cada equip, enganxa l'etiqueta i apunta el tipus, la marca, el model i el número de sèrie.
- Fes una foto amb el mòbil a l'etiqueta del fabricant. Copiar el número de sèrie després, amb calma, evita molts errors.
- Apunta la condició (nou, bo, regular, danyat) i l'espai on és.
- Si un ordinador amb Windows no té l'etiqueta del fabricant, el número de sèrie surt amb l'ordre Get-CimInstance Win32_BIOS a PowerShell.
- Quan acabis l'espai, compta els equips de la llista i els que veus. Si no quadra, ara és el moment de trobar-ho.
- Al final, busca les dates de compra i de garantia als albarans o a les factures de cada dotació i completa-les.
Si sou dues persones, una llegeix i l'altra escriu. Va el doble de ràpid i hi ha menys errors.
Què ha de constar de cada equip
- Etiqueta del centre (PT-001), tipus i condició: el mínim imprescindible.
- Número de sèrie, marca i model: per a les garanties i el servei tècnic.
- Estat: disponible, en reparació o de baixa.
- Ubicació: l'aula o l'espai on és normalment.
- Data de compra i fi de la garantia.
- Notes: de quina dotació ve o si el va comprar el centre o l'AFA, a quin carro va, accessoris.
La plantilla d'Excel d'aquesta guia ja porta aquestes columnes, amb llistes desplegables per al tipus, la condició i l'estat, i un full d'instruccions.
Mantenir-lo al dia
Un inventari que no s'actualitza deixa de ser útil en un trimestre. N'hi ha prou amb unes quantes regles:
- Quan arriba un equip, s'etiqueta i s'apunta abans de repartir-lo.
- Quan un equip va a reparar, canvia l'estat; quan torna, també.
- Quan un equip es dona de baixa, no s'esborra: es marca com a de baixa, i així en queda l'historial.
- Una revisió ràpida a l'inici i al final de curs, aula per aula, per detectar els canvis que ningú no ha apuntat.
De l'Excel a TOTxTIC Edu
Si vols que cada canvi quedi apuntat sol, TOTxTIC Edu importa la plantilla tal com és. Crea primer les aules a l'app, desa el full «Inventari» com a CSV i importa'l: abans de confirmar veuràs una vista prèvia amb les files que tenen algun error.
A partir d'aquí, cada equip té el seu historial: a qui s'ha deixat, quan ha anat a reparar i quines incidències ha tingut. I els carros de portàtils es presten d'un sol clic.
Preguntes freqüents
Quant temps costa fer-lo?
Depèn de la mida del centre. Amb el sistema d'etiquetes decidit i treballant aula per aula, una escola petita el pot tenir en una tarda; un institut gran, en un parell de sessions.
Cal apuntar els ratolins i els cables?
No. Apunta el que té número de sèrie i valor. Els accessoris que van amb un equip, com el carregador, a les notes.
I els equips que no són del Departament?
Apunta-ho tot, sigui qui sigui qui l'ha pagat, i indica l'origen a les notes: dotació, compra del centre, AFA o donació.
La plantilla es pot fer servir sense l'app?
Sí. És un Excel normal amb filtres a la primera fila. Si algun dia vols passar a TOTxTIC Edu, s'importa sense haver de tornar-la a fer.